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上次我们分享了集团设立集采中心的好处,有几位老板对此比较感兴趣,他们名下都有多家关联公司,但目前都是各自有采购部门,看了我们的文章,希望也能把集采中心建立起来,向我们咨询有什么注意事项。
对于集团公司建立集采中心,主要是把握好以下四个关键节点:
一、前期筹备与规划
在设立集采中心之前,需要对市场进行深入的调研和分析,了解所需产品或服务的市场行情、供应商情况以及行业价格范围,为制定合理的采购计划和预算提供依据。
同时,还要对集团内各个子公司或部门的采购需求进行汇总和分析,明确集采的品类、数量以及采购时间等,确保集采计划的科学性和准确性。
二、集采中心的组织与管理
从内部控制的角度来讲,集采中心应独立于采购物资的使用部门,管理层级应高于经营部门,以确保采购工作的独立性和专业性,同时避免受到过多的干预、防止腐败行为。
当然,集采中心的业务来源离不开集团内的其他公司,所以在保持独立性的基础上,还要与经营部门保持紧密的沟通和协作,确保采购工作符合实际需求。这时就要加强流程管理、精简管理流程内容,提高审核效率,确保采购计划的准确性、全面性和预见性。
三、供应商管理与评估
供应商筛选:通过招标、比价等方式筛选出潜在的供应商,并综合考虑供应能力、品质、服务、价格等因素进行评估。
供应商评估与信用评价:对供应商的注册资质、经验、产品质量管理体系等方面进行考察,建立供应商库,实施供应商的管理和评估制度,确保供应链的稳定性和连续性。
合作共赢关系:与供应商建立基于合作共赢的供应关系,实现双方部分信息共享,稳定上下游关系。
四、风险管理与成本控制
风险管理:识别和评估潜在的风险,并采取相应的措施进行防范和应对。例如,建立风险预警机制、制定应急预案等。
成本控制:优先考虑成本因素,寻找价格合理、性价比高的产品或服务。对供应商的报价进行比较和评估,确保采购成本的控制在合理范围内。
有了上述四个方面的把控,基本上集采中心的框架就有了,后续业务操作过程时、尽量通过信息系统建设,借助SRM系统等信息化手段实现集中采购的自动化和数据的实时监控。提高采购效率和可见性,优化采购决策和供应链管理。并在后期做好主数据管理,确保各子公司与集团公司之间的物料、采购品类、计量单位等数据的一致性,以利于集采业务的开展、数据的汇总分析、持续的迭代优化,最终而为企业带来实际的效益提升
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