关于时间管理四象限，如何区分重要程度？

莺歌燕舞

在工作生活中去思考，为什么我每次都找不到不重要的事情，好像所有的事都很重要都需要去做？
原文地址：https://www.zhihu.com/question/25389549

清风寡欲

我认为时间管理四象限理论本身存在一些问题，所以在实际操作中会难以执行。
01四象限矩阵存在哪些问题？
时间管理四象限法则，又名时间管理优先矩阵、要事第一法则、艾森豪威尔法则等。核心内容是将事项按重要和紧急程度划分为四个象限，然后按照顺序来处理。

大部分的文章会对四象限的划分进行说明。但经过多年的实践，我发现这个理论在实践中存在两个问题：

1.难以快速确认事情的重要和紧急与否
一件事具体怎样算是重要？怎样算是不重要？什么程度算紧急？什么程度算不紧急？划分的界限很模糊，无法量化，导致在做分类的时候就要耗费大量精力，无法快速进行确认。

2.三四象限划分存在的意义不明显
按照四象限原则，第四象限的事情是一定要避免去做，第三象限的事情是要委派给别人去做。那么第四象限存在的意义是什么？第三象限的事情我没人可以指派该怎么办？

02这些问题是怎么造成的？

为了搞清楚这两个问题，我从这个理论的源头入手，通过维基百科、百度百科、MBA智库、知乎等网站，查询关于时间管理四象限、《高效能人士的七个习惯》、史蒂芬·柯维、艾森豪威尔的资料。

最后我得出的结论是，现在的四象限理论在传播过程中出现了曲解，已经偏离了原来的核心本质。

具体有两点：

1.这个法则并不是艾森豪威尔本人提出来的，与原话存在偏差。




根据维基百科资料显示，1954年，德怀特·D·艾森豪威尔（Dwight D. Eisenhower）参观了位于伊利诺伊州埃文斯顿的西北大学校园，并在第二届世界教会理事会大会上致辞。他说了一句格言，但他将这句格言归因于一位未命名的“前大学校长”。原文如下：






我用机器翻译了一下：

现在，我的这次聚会的朋友们，我们可以希望从您与我们的合作中学到另一件事。我通过引用一位前大学校长的话来说明这一点，我可以像他那样理解他发言的原因。我相信米勒校长也可以。
校长说：“我有两个问题，紧急和重要。紧急不重要，重要不紧急。”
我认为，这代表了现代人的两难境地。您在这里可以将重要的事情摆在我们面前，甚至可能使重要的事情变得紧迫。您可以增强我们的信念，即善意的人们可以共同解决他们面临的问题。

从这段话里可以看到，重要和紧急的说法是艾森豪威尔引自美国西北大学的一位不知名的前校长，但后面在传播的过程中逐渐演变成了是引自艾森豪威尔本人了。
原话里面只提到了两个问题，紧急的事和重要的事，而且强调紧急的事情不重要，重要的事情不紧急，而不是四类问题。
2.史蒂芬·柯维的四象限并没有强调任务划分
史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》这本书里面，确实提到了四象限，但他的目的是强调要事第一的原则，而不是强调把任务划分到四个象限。
原书第178页提到，高效能人士总是避免三四象限事宜，通过在二象限投入更多时间减少第一象限事宜的数量。



第179页，强调偏重第二象限事务。


原书的目的是让我们重视要事第一的原则，而不是花大量的精力去区分事情所属的象限。
但因为书没有给出具体的执行步骤，所以很多人在将事情划分了四象限后，具体操作上就会遇到很多问题。
通过上面两点我们可以看到，艾森豪威尔引用了两个概念，重要的事情不紧急，紧急的事情不重要。而史蒂芬·柯维强调重要而不紧急的事情，但到了具体执行层面，以及怎么处理和琐碎事宜的关系上，都没有给出可执行的步骤。
当事情比较少的时候这个原则执行没有太大问题。但一旦事情增多了，就会出现两个极端情况，一种只处理重要的，而不顾紧急的，到最后还是不得不去处理，另一种是只处理紧急的，而不想做重要的，因为重要的事情往往见效慢，难以起到激励的作用，时间久了就会产生抵触情绪，重要的事情反而越来越多。

03四象限矩阵的改进和实践
经过摸索之后，我总结了一套可执行的方法，具体步骤如下：
1.简化分类，快速确定事情属性
为了快速的定义事项性质，按照艾森豪威尔引用的法则，在四象限的基础上我做了简化，只留下重要和不重要。一件事要么是重要的，要么是不重要的。
那么怎么区分重要和不重要呢，区分的原则我称之为百次原则：即假设你把这件事做一百次，对你的人有没有帮助，个人会不会成长？

• 写一百篇时间管理的文章？对我而言这是我的兴趣爱好，所以我认为是重要的事情。
  
• 交一百次电费？对我没有任何帮助，只是必须做而已。
  
• 报销一百次电话费？对我同样没有帮助，只是一个例行的工作。
  
• 一百次阅读书籍？读书肯定对我有帮助，所以我也认为是重要的事情。
  
• 处理一百次工作上的问题？根据实际情况分开来看，如果这个工作正好能给你带来提升，那就是重要的事情，反之则是不重要的事情。
  

2.安排计划，以周为维度来制定计划
在各类事情进行了重要和不重要的区分之后，就要对这些事情进行计划安排。
我想提一个大家耳熟能详的理论，学名帕累托原则，又名8020原则。我们生活中面对的事情也是这样，你会发现80%的事情都是不重要的，而那剩下的20%的事情才是重要的。




我们要做的，就是合理安排这80%不重要的事情，从而创造出更多的时间投入到20%重要的事情上。
具体安排的时候，对于不重要的事情，很多人会提到委派原则，即让别人去做。我非常反对这一条，一是因为大多数人没有能力去把这些事情安排给别人去做，二是大家都互相委派，这事还有人做么？最好的方法还是在自己身上下功夫。
首先，以周为维度来计划事项，这样的好处是有足够的时间应对突发情况，每周我在日历上只安排了40%左右的时间，剩下的60%的时间没有安排计划，就是用来应对突发情况和临时调整。



然后，在你精力较好的整块时间里处理重要的事情。我整块的时间一般是早上6点到7点，晚上8点到9点。
其他时间段只要出现整块时间，就优先处理重要的事情。
最后，剩余的时间以及碎片时间处理不重要的事情。
3.执行处理，以天为维度进行调整
计划安排妥当了以后，就该具体去做这些事情了。
按计划执行的目的是为了将干扰减到最低，从而提高事情的完成机率。
尽量按照制定好的计划去执行，不要轻易去修改日历上的安排，因为这都是你站在一周的视角上，花了时间和精力制定的计划，调整就意味着你得再花额外的时间和精力。
兰迪波许教授在弗吉尼亚大学关于时间管理的讲座中提到一个概念，每张纸仅碰一次，意思指的就是待办清单上的事情，最好只碰一次就完成它。




但计划被打乱是常有的事，那么该怎样应对？
首先从心态上要坦然面对这种变化，同时为了减少变化带来的不利影响，在制定计划的时候，将截止日期提前，一般提前7-10天甚至更早，给自己留足时间调整。
比如车辆年检我一般会提前两个月提醒，如果在计划日期的那一天计划被打乱，我就调整到那一周的某一天，或者干脆下一周。
这样我的计划从一周或者一个月的角度来看，仍然还是在按计划执行中。
需要注意的是，调整的日期最好还是在本周范围内，特殊情况可以推迟到下一周，但尽量不要出现再次调整的情况，因为一个任务推迟多次而完不成会给人带来强烈的挫败感。

04写在最后
通过以上方法，相信你对一周内自己能完成的任务，以及哪些时间自己可以掌控，哪些时间自己不能掌控，都会有一个整体而清晰的认识。
重要的事情和不重要的事情你都能从容应对，你对时间的感觉以及自身执行力的信心就会越来越强。
朋友你可以尝试上面的方法，看看对自己有没有效果，欢迎与我沟通探讨。

同花顺

美国管理学家史蒂芬.柯维在他的《要事第一》这本书中提出了时间管理的“四象限法则”，这套法则因简单实用而受到人们欢迎，但你真的了解时间“四象限法则”吗？你能在实际工作生活中正确运用它吗？你知道如何用五色时间管理法来灵活运用它吗？
一、四象限法则是什么？
四象限法则是时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。具体是根据重要性和紧急性来化为四个区域，具体看下图：


二、如何理解四象限？
从上图可以看到，x轴是重要性，y轴是紧急性，从而形成了4个象限：
1、重要且紧急的
这个象限表示非常重要的，把当下最要紧的事情放进来，方法是马上去做。
比如：
预约了上午9点去看牙医
马上处理领导安排的紧急事项
中午12点前把下午重要会议的资料准备好
把当下最最重要的事情放到这个象限里面，此象限定义事情的要点：紧急情况、
迫切的问题、限期完成。
2、重要但不紧急的
所谓的重要但不紧急，主要与生活品质有关。意思就是说这个任务很重要，但没有时间期限的压力。方法是重点去做。
比如：
制定目标与计划
人际关系的建立
锻炼身体等等
荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更多的压力，在危机中疲于应付。
3、不重要且紧急的
意思就是说这件事情对自己而言并不重要，只是小事情，但有时间的限定或者催促。这一类事我们要努力交由别人去做。比如：
不速之客的拜访
意外的电话
某些临时会议
符合别人期望的事情都属于这一象限。这类事情因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。很多时候，我们花大量时间在此象限打转，大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。
4、不重要也不紧急的
这个象限代表浪费生命或消磨时间的事情。这个区间尽量不做。比如：
阅读令人上瘾的无聊小说
毫无营养的电视节目
无建设性的闲聊
虽然有时候，尤其在我们很忙很累的时候，需要这样的事情来放松或缓解压力，但是如果将此类事情没有控制的去做，反而对身心有损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
三、如何应用五色时间管理法用好四象限法则？
五色时间管理法属于第五代时间管理法，提倡像资产一样配置时间，将时间投资到工作（红）、学习（蓝）、健康（绿）、人际（黄）和思考（白）五个方面，合理消费，避免浪费。
（一）首先把所有要做的事情罗列出来
制定周计划
写日记
准备明天会议的材料
看提高工作效率的书籍
刷抖音
突然来访
跑步5公里
………
就罗列这么多
（二）按重要程度进行分类
重要且紧急的
1.做明天会议的准备
重要且不紧急的
1.制作周计划（为了清晰）
2.跑步5公里（为了健康）
3.看提高工作效率的书籍（为了知识）
不重要但紧急
1.突然来访
不重要不紧急
1.刷抖音
（三）将五色时间元的概念注入四象限里
将时间看做钱，有三个流向：投资、消费和浪费。我们每个人每天都有1440分钟，如何使用时间，会导致了完全不同的人生。
首先我们要将时间大量投入到重要但不紧急的事项，比如说运动、好好吃饭、充足睡眠、阅读提升、计划总结、维系人际等，这有助于我们将很多紧急扼杀在摇篮里面。
其次我们要更加积极主动地处理重要且紧急的事项，将这份压力转换为我们提升的机会与动力。
最后对于不重要的事项，不管是紧急还是不紧急，都可以考虑将其转化为重要但不紧急的事情，比如突然来访，限定时间，说明情况，沉入进去交流，在可控的时间内达到沟通的效果，而不是任由别人来侵占自己的时间，那这就转为了黄色人际时间。比如刷抖音，可以考虑将其限定在30分钟，不要任由自己一下子在上面花掉3个小时，最后头晕脑胀还没有啥价值输入，这样就转化为了绿色休闲时间。
祝大家能客观辩证创新地看待时间”四象限法则”，在工作生活中灵活有效地应用，让自己的生活更加高效，更加有条理，给生命以色彩，给灵魂以滋养。周二红色热血日快乐！
我是时间侦探，抓住悄悄溜走的时间。

感恩由您

人们在进行时间管理时，总是在强调应该将主要的精力和时间放在最重要的事情上，而不要为一些无足轻重的小事花费太多的时间和精力。于是，管理学家科维提出了一套时间管理理论，将工作从重要性和紧急性两个程度上进行划分，从而得出了四个象限。这就是麦肯锡公司一直应用的「四象限法则」。
在四象限法则中，事情被分为重要且紧急的事，重要但不紧急的事，紧急但不重要的事，既不紧急也不重要的事四类。这四类事情的优先级逐级下降，重要且紧急的事优先级最高，既不紧急也不重要的事优先级最低。麦肯锡人在工作时，就是按照这样的优先级去处理问题的。
第一象限是重要且紧急的事。「重要」说明此事会产生重大的影响，「紧急」说明此事需要马上去做。对于麦肯锡人来说，这样的事一旦发生，就必须放下手中其他所有事情，优先对此事进行处理。因为一旦耽误了时间，让事态发展下去，事情的性质就会越来越恶化，并且会让处理此事的人陷入越来越被动的局面。
在麦肯锡公司中，所有人都会将属于第一象限的事情放到第一位去做。比如一位麦肯锡人正在研究如何完善一个刚刚接手的项目，这时他的上级突然让他将手中关于此项目的所有资料做成一份报告，一小时之后的紧急会议上要用，那么他的当务之急就是将这份报告做出来，而不是将继续研究如何完善该项目，再将完善后的计划写在报告里一并上交。
生活中，我们也应遵循这一原则。每到休息日，我们总会感到有太多事情需要做，然而如果这些事我们都去做的话，两天的休息日是不够用的，这时我们就应该挑出当中最重要且紧急的事情，优先去做。比如明天再不交电费家里就会停电，那么我们就应该优先去交电费，而不是去找几个朋友逛街吃饭，或者去健身。
第二象限是重要但不紧急的事。「重要」说明此事会产生重大的影响，「不紧急」说明我们在真正去做这件事情之前，可以有一段准备的时间，这个时间也许很长，也许很短。这样的事情往往不会马上发生，然而一旦它发生了，我们就必须将它做好，绝不可以出任何的差错，否则后果也会非常严重。

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卡卡

你有没有一种感觉，一天当中总是有很多事情要做，但一天下来却发现重要的事情还摆在那里，等着我们去解决，又或者是自己每天制定的目标又被无奈地放弃了，痛苦的你很想知道，这TM到底该怎么办啊。


你之所以这么痛苦，就是因为没有学过神奇的四象限法则。

四象限法则是由著名的管理学家史蒂芬·柯维提出，可以帮助我们很好地管理自己的时间，从而掌控自己的人生。

下面我就来给大家简单介绍一下，首先我们来看一张图。




按照事情的重要和紧急程度划分为四个象限，怎么样使用这张图呢。

1.在纸上写出要做的所有事情。

2.然后将这些事情分别放入四个象限。

放入之后然后呢，当然是处理他们咯，我们分享一下我的经验。

1.重要且紧急的事，比如写文章，一旦有时间，就立即去做，绝不拖延。

2.重要但不紧急的事，比如看职场类书籍，我就会有计划地去做，每天看一个章节，很快就可以看完。

3.不重要但紧急的事，比如朋友的电脑坏了，叫我帮忙看一下，但是我没空，这事对我来说不重要，我就会介绍一个人去帮他看看。

4.不重要且不紧急的事，比如和朋友一起去喝酒，这种浪费生命的事我就尽量不做。

好了，看到这里，大家已经清楚了怎么去使用神奇的四象限法则了，当你在生活中尝试使用它的时候，一定会让你的生活发生翻天覆地的变化，我很期待看到你的进步。

检验医师

一
最近很流行一句话，为什么我学习了那么多，还是一无所获。
就说这篇文章，很多人看完后，有多少人真正能够按照文中正确的思维方式安排生活中的大小事情呢？
时间管理的本质是管理自己，改变自己，管理自己的本质是改变固有的坏习惯，改变坏习惯的本质是要靠合理的规划和自我的意志力，不按照旧的生活惯性继续下去。
而改变习惯，这个难度其实比我们想象中的要难很多很多。
举个例子：大家都知道健康很重要，早睡早起是保障健康很重要的一点。
可是现实中呢，大多数人只会因此而生病，才会发觉，早知如此，何必当初呀。
所以请大家学习之前，认真的思考一下，我是否愿意按照文中的认知方式改变自己固有的坏的认知习惯和行为习惯。
二
给大家简单介绍一下艾森豪威尔法则，艾森豪威尔法则又称为则又叫十字法则或四象限法则。
我相信很多人都听说过这个法则。
简言之就是把事情分个优先级出来，把事情分为图中四类。
可是，你真的会用吗？
三
首先说明：上图是我自己根据经验总结出来的，如果能按照此表进行实践，进步一定会飞跃。
根据各象限事物的特点，和经常做事在相应象限的一类人，我用红字标出。
经常做第一象限的事物的人，这一类人我称为邋遢族，做事情肯定是邋邋遢遢，没有规划的，一定要想一想，如何避免。
第二象限要着重说的，做好第二象限的人我称作有影响力的人，这类人能够抓大放小，张弛有度，工作高效，生活清爽。我们要做这样的人。
第三象限事情有时不在我们能够控制的场景内，或者我们很容易混淆此象限事物的重要性，经常认为紧急的就是重要的，然而，这种现象普遍存在。例如，安分守己的公务员，拼命打工的打工仔，吹毛求疵的国企工人等等
第四象限的人属于屌丝一组，不求上进的学生族和混混，混吃混喝混社会，最后还抱怨社会，命苦还要怨政府。可悲可泣。