如何安排一场学术会议

大v

▎会前准备

1、拟定会议计划：

❶ 拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定讲者。

·主题、名称：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起医师的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的

·地点：医师容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，公司会议室或者市中心临近地铁的酒店会议室。

·讲者：区域知名专家，有较高学术地位或是有较高的协会职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容。

❷ 确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。

时间：尽量有利于医师参会，如下午、周末。

❸ 排出会议作息时间及注意事项。

✪会议吃住行：

·餐饮：

根据合规和会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置

·住宿：

分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配

房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等

·接送站：

制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次

用车：根据到达离开时间及人数安排车型

❺ 做出会议经费预算和筹资方案。

❻ 成立会务组，明确会务分工。

2、发出会议通知：

❶ 第一轮通知（告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等）；

❷ 在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。

3、准备会议材料：

投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场地租用合约、电脑（电源线鼠标等）、排插、数据线、水笔、

4、布置会场：

❶ 排定会议座次；

·会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节

·参会人数：确认参会区域及人数

❷ 布置环境；

·茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可

·仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒

·签到表：

·桌卡：讲者、大会主席

·引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌

❸ 检查并配置电化设备；

❹ 展台安排。

·挂旗/横幅/：和大会主题相关的

·会议工具：相机及资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致）

·奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品

▎会议进行中

1、会议报到：

❶ 接待：

接送站：

·接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间

·送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具

❷ 填写报到单；

❸ 发会议材料，安排住宿；

住宿

·房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人

·房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信

·叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间

❹ 通知有关事项。

2、会场组织：

❶ 检查会场安排和会议设备：

·会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台及讲课台的摆放，分发礼品的位置

·会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬挂

❷ 接待嘉宾引导其到正确的位置上；

❸ 会场巡视

保证会议主持人、发言人到位；照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会场照相以提高教师的注意力

❹ 调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助；

有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间，重复演讲内容的关键信息，达到学术交流的目的

❺ 会议记录；

3、会议生活服务：

❶ 及时定购代表回程票；

❷ 印刷并分发会议代表通讯录；

❸ 检查住房设施；

❹ 征求膳食意见；

✪膳食

·主桌安排：可以放置鲜花等做标识

·代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户

·上菜：注意督促服务员的上菜速度

·酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量

❻ 保证参观、访问及其他活动顺利进行。

▎会后安排

1、整理会议文件：

❶ 整理会议记录；

❷ 形成会议决定（简报、纪要）；

❸ 写总结向上级汇报情况或发布；

❹ 将会议材料分类、立卷、归档；

2、送别会议代表：

❶ 分发回程票；

❷ 结清会议费用；

❸ 根据返程时间安排车辆；

❹ 发放会议照片和通讯录，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。

3、会后工作：

❶ 结算会议开支费用；

❷ 归还会议所借物品。

来源：医药代表微信