体系工程师的人员能力要求

二维码

首先和大家道歉，因为工作和个人原因，我已经有半年多没有上来和大家分享有关体系管理方面的心得体会。期间也收到了不少小伙伴的私信咨询，我也逐一进行了单独反馈，欢迎大家继续咨询提问。
2020年开年的疫情牵动着全国人民的心，本想在过年期间系统整理后发出，但确实干扰因素比较多，只能搁置到现在，还是祝大家新的一年里，工作顺利，事业有成，下面正式开始。
本次讲解的重点是体系工程师，所以先讲体系工程师，由于目前各企业对体系工程师的职位职能定义各不相同，且有向流程管理方向发展的趋势，因此根据个人理解，建立能力模型如下：



能力模型

1.标准理解能力
由于大部分的体系工程师都是由内审员选拔而来，所以应该都参加过标准的培训和学习。这里强调“理解”两个字，标准条款的文字因为采用英文翻译，难免会显得较为晦涩难懂，如果在对标时不理解标准条款的要求，生搬硬套，只能显得不专业。从体系建立阶段来看，以标准中7.5“形成文件的信息”为例：



7.5条款执行时的策划

这就需要体系工程师对标准有所理解，因为标准提供的是要求，而如何实现，都是需要体系工程师提前策划的。而这也是在开展内审和应对二方审核（客户等）三方审核（认证机构等）所必须的能力基础，否则答非所问，势必会对工作的顺利开展产生不好影响，甚至直接产生不符合项。但不同于外审员，体系工程师只需要熟悉和理解即可，不要求能够记住标准条款号和具体内容，能够快速查阅引用即可。
2.学习培训能力
学习能力目前就业环境下哪个岗位都需要，但作为体系工程师，学什么，怎么学，这都是值得思考的问题。个人的建议是如果作为专职的体系工程师，那么ISO9001的内审员证件是必须具备的，通过学习大家可以总结得知，其他标准体系，基本都是源于此架构进行的延伸和扩展，只是在某些方面做了特殊要求，专业术语也不同。ISO14001更强调环境因素识别、风险控制和相关方绩效，ISO45001更强调职业健康风险预防和控制以及安全防护。所以，内审员是基础，有条件和时间的也可以通过CCAA考取注册审核员，成为外审员，一来可以扩展不同行业对标准要求和执行情况的认知，二来可以学习其他企业的优秀管理经验消化借鉴。培训方面这里强调的是对内部标准培训和审核员队伍培养。目前大多数企业都会要求体系工程师做标准方面的培训，但目前来看实际开展情况并不理想，这里建议大家重点讲解标准的变化和对公司业务的影响，能够拿出相应各部门需要开展工作的方案更换，但注意千万不要照着读标准内容，因为这种培训是相当枯燥乏味的，培训效果的测评结果肯定也不会好。除此之外，越来越多的企业把内部审核员团队的培养工作交给了体系管理部门，最有可能执行此项工作的就是体系工程师，所以，体系工程师不光要自己会学习，还要会讲课。对内审员讲什么，其实就是两类，一是标准知识，二是审核方法和技巧。标准知识前面已经讲过，这里就不再赘述。这里简单讲一下审核方法和技巧，示例如下：



审核方法和技巧

3.独立审核能力
一名合格的体系工程师，是能够担任审核组长并推动审核顺利完成的。因为只有能够独立完成审核任务，积累相关工作经验，才能够有效应对二三方审核。有关审核的要素，示例如下：



审核要素

审核流程中，审核计划的拟制尤为重要，这在很大程度上决定了本次审核的成功与否，审核计划拟制时，需要调用6.项目管理能力（审核员选择、人员角色定义与分工、时间及进度安排等）和7.有效沟通能力（与被审核部门确定可行时间、小组内部准备等），其中审核员选择与人员角色定义与分工更是考验体系工程师能力的一大难题。我们都知道，为保证审核的公平公正，审核原则原则要求，审核员与被审核部门/岗位无直接利益关系，这样就导致审核员无法审核自己所在的部分，而这恰是审核员在日常工作中最了解也最擅长的部分，这样一来，会不会因为审核员对业务流程的不熟悉，导致审核效果大打折扣？我相信很多人都有这样的担忧。结合实际操作，这种情况下，比较好的方式是选择与该部门/岗位有业务关系的旁系部门的审核员更为合适，因为虽然旁系部门审核员没有亲自执行或者操作过，但起码清楚业务运作的基本内容。好的策划是成功的必要条件。其次就是审核流程中的与会人员，目前大部分的公司都是每年做一次集中审核，更有甚者是多体系，因此，如果进行全要素全过程的审核，那就需要得到所有高层及一级部门管理者的支持（按公司组织架构），所以，在可行的情况下，尽可能要求全员参与。
不符合项的开出，为什么要单独提出来，肯定是有顾虑的。目前，很多审核员的不符合项本身就是一个不符合项，不知道我这样说，各位能不能理解。很多审核员，出身于理工科，当然，这里没有偏见和歧视，只说事实。大部分的理工科同事的文字表达能力，是不够好的，因此，很多时候，从书面写出的不符合项是不能完全甚至准确描述审核时的客观事实的。当然，也有审核员描述过于笼统，不具像，比如有些审核员开出的不符合项描述如下“X楼X条生产线缺乏对生产过程的有效控制”，试问，如果你是责任部门，能不能清晰地知道目前的问题点在哪里？如何改善？不符合项的描述应该尽量地具体，清晰，信息完整。所以，这里补充一句，对审核员或者是体系工程师另外一个必要的基础能力就是文字表达能力。
4.发现问题能力
在给企业做咨询的过程中，经常有人问我，体系工程师这个职位是否有必要设置岗位编制？岗位绩效是什么？我们应该有这样的经历，一个企业，大部分人，长期在一个环境下，对某些非标准的，不合理的作业流程已经麻木，选择漠视；也有的人，是发现了问题，但只会口头抱怨，没有精力可能也没有时间去牵头解决，督促改进。存在即是合理，这个时候，体系管理人员的价值就得以体现。如果把企业比喻成一名病人，那体系工程师就是医生，通过望（组织架构、职责分工、业务流程）闻（专项会议、市场反馈）问（人员访谈、私下交流）切（业务学习、深入了解）诊断目前公司存在的问题，这对于企业是有帮助的，有价值的。但是部分内容也会和内控审计有重叠，但审计更偏向财务风险。
5.归纳总结能力
具备上述能力后，通过一段时间对公司业务等了解，势必会发现一些问题，但这些问题都是支离和分散的，这时，就需要具备归纳总结能力。在企业内，不管开展什么样的工作，都离不开资源，而资源是匹配管理者医院后得到的，势必，体系工程师的汇报对象要么是直接上级，要么你是直接面向管理层。而面对这样的汇报对象，如果还是将发现的问题以点状的形式转述，管理者势必没有时间和精力帮你分析问题的根因，也看不到你所想表达的重点。所以，在这里，又需要体系工程师具备基础的数据分析能力，也要会使用基础的分析工具。当然，PPT等常用的办公软件自然不必多说。
6.项目管理能力
前面在3.独立审核能力中有所提及，这里再做一些补充。具备4.发现问题能力和5.归纳总结能力后，完成汇报并获得支持开始，日常性地工作基本结束。后面所有的改善活动都会以项目化分方式开展，因此，需要具备项目管理能力。项目开展需要哪些资源，如何获取，项目团队成员怎样选择，该项目的里程碑有哪些，投入和产出是什么，如何量化等，这些都需要提前策划。有条件的小伙伴可以考取PMP，当然，这不是强制的，自主学习也是可以的。
7.有效沟通能力
体系工程师与HR类似，都属于工作接口较多的岗位，甚至同一个部门的不同层级人员都会触及。所以这里也需要具备良好的沟通表达能力，最简单地，要做到能准确表达自己的观点和意见，自己现在正在做什么，需要别人做什么，给与什么样的支持，目的是什么。这里有关的专业书籍比较多，我就不再赘述了。总结一句，沟通是为了传递准确的信息在合适的时间给合适的人。
目前关于体系工程师需要具备的能力，大致总结如此，时间和篇幅关系，有些地方说得比较细，有些地方较为简略，抛砖引玉吧，相信知乎平台上也有很多更专业的人，如果有错误的地方也欢迎指正。最后，如有问题，请及时与我联系，欢迎咨询，也欢迎交流。
2020/03/11更新，因近期有所负责的新公司ISO9001体系认证项目，所以下一篇文章将会分享此项目的实战案例，为更多体系从业者和打算从事相关职业的知友提供帮助，敬请期待！



原文地址：https://zhuanlan.zhihu.com/p/108770375